Un plan presupuestario es un plan de operaciones y recursos cuantificado, generalmente para períodos a más largo plazo que los presupuestos anuales.
El plan presupuestario recoge y expresa monetariamente todos los objetivos y políticas de la empresa. Ha de incluir a todas las áreas de la compañía, de tal manera que sea un plan integrado y coordinado. Además, tiene que recoger las operaciones previstas para la empresa para cumplir los objetivos de la dirección general durante el período de que se trate.
Basado en estimaciones
Los planes presupuestarios deben intentar ajustarse lo más posible a la realidad. Para ello, tienen que basarse en estimaciones comerciales futuras muy precisas, derivándose objetivos alcanzables para cada área de la empresa. Es decir, para lograr un buen plan presupuestario hay que plantearse unas estimaciones realistas de lo que piensa vender la empresa en ese plazo de tiempo, así como de qué se necesitan para lograrlo, qué inversiones se han de hacer. Con todo ello se podrán establecer los rendimientos, ganancias o pérdidas para el período del que se trate.
Sin embargo, antes de elaborar predicciones o estimaciones sobre ingresos, gastos y demás, hay que tener como punto de partida un conocimiento exhaustivo de la situación de la empresa. Una vez analizada esta situación y teniendo en cuenta siempre los objeticos a medio plazo de la gerencia, se puede empezar a realizar las estimaciones comerciales y financieras futuras.
Más largo plazo
La elaboración de este documento es un proceso aún más complejo que el de los presupuestos anuales. Al tratarse de un plan a más largo plazo, las incertidumbres son mayores.
Generalmente, el plan presupuestario de operación para una empresa se elabora por un comité de presupuestos bajo la coordinación del director de finanzas. Este comité solicita a las distintas áreas de la empresa información necesaria referida a ingresos y gastos que se prevén para un determinado periodo. Esta información es analizada por el comité y el director de finanzas, quienes tienen la tarea de verificar su razonabilidad y exactitud para luego elaborar un plan general que sea factible y vaya en concordancia con los objetivos de la empresa.
Obviamente no se ha de esperar al final del período presupuestario para ver si se ha cumplido con el plan o no, sino que periódicamente se ha de realizar una comparación entre los datos presupuestados y los reales con el fin de poder detectar y analizar las desviaciones producidas. Eso permitirá detectar aquellas áreas que puedan estar causando problemas y dónde mejorar la operatividad.
Utilidad
El plan presupuestario ayuda a tomar decisiones estratégicas a medio plazo para la empresa y anticipa el conocimiento de los posibles problemas. Facilita la toma de decisiones importantes y la implementación de cambios si fuera necesario. Además, al estar estructurado por las distintas áreas de la empresa, permite evaluar también el rendimiento de cada una de estas áreas y departamentos.
Todas las operaciones requeridas para elaborar un plan presupuestario son más rápidas, productivas y efectivas con la inclusión de herramientas informáticas de software que permiten un control del proceso, así como la consulta de informes necesarios sobre posibles desviaciones.
