Una factura electrónica se expide y se recibe en formato electrónico. La promoción del uso de la factura electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales es una medida para digitalizar las relaciones empresariales, reducir costes de transacción y facilitar la transparencia en el tráfico mercantil.
La factura electrónica se regula en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, pero la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas y la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, más conocida como Ley Antifraude, que han introducido importantes novedades.
¿Quieres saber cómo digitalizar tu empresa con la factura electrónica? Echa un vistazo a nuestro vídeo de Experto Sage.
Autenticidad e integridad del contenido de la facturas electrónica
Según el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:
- Mediante una firma electrónica avanzada (artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999), que establece que la firma electrónica está basada en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas.
- Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 del anexo I de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
- Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
Respecto a la estructura de la factura electrónica, los datos de facturación han de estar organizado y se debe incluir el contenido legal exigible a cualquier factura:
- Datos de quién la emite.
- Datos del destinatario.
- Detalle de los productos o servicios suministrados.
- Precios unitarios.
- Etcétera.
Novedades que ha introducido la Ley Crea y Crece con relación a la factura electrónica
En el artículo 12 de la Ley de creación y crecimiento de empresas, se establece que todas las empresas y autónomos deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos. Además, el destinatario de las facturas electrónicas tendrá que confirmar su recepción a través de acuse de recibo.
Para ello, las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica a las empresas y autónomos deberán garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas.
Los destinatarios de las facturas podrán solicitar copia de las mismas, sin incurrir en costes adicionales, durante un plazo de cuatro años desde la emisión de las facturas electrónicas.
Las facturas electrónicas deberán cumplir, en todo caso, lo dispuesto en la normativa específica sobre facturación.
Las empresas de menor tamaño contarán con periodo transitorio de dos años desde la aprobación del desarrollo reglamentario de la Ley Crea y Crece para implantar obligatoriamente la factura electrónica entre empresas.
Novedades introducidas por la Ley Antifraude
La Ley Antifraude establece la obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.
Por lo tanto, las facturas electrónicas deben emitirse desde el 1 de enero de 2024 por programas que cumplan los requisitos establecidos por la Ley Antifraude y en un futuro no muy lejano será obligatoria para la facturación entre empresas.
Aprende a facturar con el curso gratuito de Lefebvre y utiliza el software de Sage que está adaptado a la Ley Antifraude.
Nota del editor: Este término del Diccionario Empresarial fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.
