La caja chica es una cantidad de dinero que utilizan las empresas cuando tienen que hacer frente gastos imprevistos o de emergencia que no están programados en el presupuesto de la organización. Suelen ser gastos de pequeña cantidad y que, por tanto, pueden ser satisfechos en efectivo. Permite resolver estas partidas de forma ágil, evitando complejidades contables mayores.
Objetivo
El objetivo de la caja chica es que las empresas dispongan de liquidez ante gastos imprevistos, sin que sea necesaria la aprobación, por parte de los responsables de la organización, de satisfacer estos pagos. No obstante, todo gasto debe estar justificado y, por tanto, serán necesarios cheques o justificantes que avalen el abono de estas cantidades.
Es decir, que este dinero no es de libre disposición, ni siquiera para la dirección general de la empresa. Aunque sirve para abonar pequeños gastos, estos también deben estar justificados.
Cómo organizarla
Cada organización debe decidir cuánto dinero va a depositar en esta caja (muchas veces de metal, con cerradura y llave, custodiada por un empleado). Dicho importe debe ser renovado cada vez que se hace uso de él, con el fin de que al menos siempre haya la cantidad mínima fijada por la organización.
Esta caja suele ser responsabilidad de un empleado concreto (el cajero) y deberá, por tanto, rendir cuentas sobre la gestión de los fondos. Será su cometido pedir a los empleados un recibo, ticket o justificante para abonar estos pequeños gastos. Además, lo ideal es que lleve un registro de todas las cantidades entregadas, el concepto del pago (independientemente de su tamaño) y la persona a la que se le ha abonado. En dicho registro también debe reflejarse el día del pago y el número de justificante para el mismo. También es recomendable llevar, en ese diario, la cantidad que había al empezar la jornada, el total de gastos pagados durante ese día y el dinero restante que, por tanto, queda en la caja chica al terminar el día.
Dado que sirve para los pequeños gastos, es muy importante que se anoten todos (aunque sea la compra de unas grapas), con el fin de que quede todo bien justificado y atado.
Ventajas
Contar con este recurso proporciona algunas ventajas para la gestión del día a día de las organizaciones. Entre ellas
- Disponer de pequeñas cantidades de efectivo de manera inmediata
- Enfrentar gastos imprevistos del negocio
- Comprobar y justificar el manejo de efectivo
- Realizar las reposiciones inmediatas del efectivo del que se haya dispuesto
Qué se puede pagar con la caja chica
Como estamos viendo, este recurso permite sufragar en efectivo pequeños gastos, lo que puede dar más agilidad al negocio.
Aunque cada organización es libre de decidir qué asuntos pueden abonarse o no con este recurso, algunos de sus usos más tradicionales son:
- Dietas y viajes: Cuando un empleado debe realizar un viaje relacionado con su actividad laboral, suele incurrir en algunos gastos que se pueden abonar con este dinero en efectivo, tras la presentación de los correspondientes justificantes. También se puede pedir por adelantado y, a la vuelta, realizar los correspondientes ajustes, devolviendo aquel dinero que no se haya usado, en tal caso
- Materiales de oficina: Aunque generalmente los departamentos de administración suelen hacer grandes pedidos con todo el material de oficina necesario, pueden realizarse pequeños gastos en material no previsto (como un papel especial).
- Botiquín: Las empresas deben, dentro de su política de prevención de riesgos laborales, tener un pequeño botiquín con el material necesario para atender determinadas urgencias. La reposición del mismo puede hacerse con la caja chica.
- Reparaciones: Para cuando sea necesario realizar mantenimiento de las instalaciones o de alguna maquinaria necesaria para el funcionamiento de la organización
Nota del editor: Este término fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.
