El término asiento contable es de uso frecuente en la operativa contable cotidiana. Comprenderlo te ayuda a asimilar cómo se registran las operaciones y cuál puede ser la secuencia de movimientos que se realizarán en el futuro.
¿Qué es un asiento contable?
Es cada anotación o registro realizado en el libro diario de la contabilidad de la empresa. Además, para facilitar la operativa contable, aunque no sea obligatorio, también suele reflejarse en el libro mayor. Aunque se trate del mismo asiento, la perspectiva es diferente en cada libro:
- En el libro diario, el asiento persigue un registro cronológico de todos los asientos. Normalmente, estos informan de las operaciones que afectan a la empresa alterando su situación financiera o patrimonial. Y, en su caso, la existencia de ingresos o gastos que afecten al resultado del ejercicio. También hay otros que se realizan por motivos técnicos, como el asiento de cierre.
- En el libro mayor, se recogen las cuentas con su debe y haber. Por tanto, cada asiento contable deberá anotarse en dos o más cuentas cuyos movimientos queden equilibrados para el conjunto de todas las cuentas afectadas en cada asiento.
Estas obligaciones vienen marcadas por el artículo 25 del Código de Comercio. Este afirma que «todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.»
El sistema de asientos por partida doble
El sistema para realizar los asientos contables se basa en el concepto de partida doble. En cada asiento contable registrado intervienen, al menos, dos partes. Básicamente, tiene en cuenta tanto el origen como el destino. Por ejemplo, si se ingresa dinero en un banco (destino), hay que tener en cuenta el origen de ese dinero.
Qué debe aparecer en un asiento contable
Dado que un mismo asiento contable suele reflejarse en distintos libros, en cada uno de ellos el contenido puede ser diferente. En el libro diario, el contenido mínimo debe incluir:
- La fecha del asiento. Lo normal sería que fuese la del día de la operación. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre. Para ello, el detalle debe aparecer en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.
- Los nombres de las cuentas afectadas por el asiento.
- Los importes en los que el asiento afecta al debe o al haber de cada cuenta implicada.
Además, puedes incluir registros en otros libros o anotaciones auxiliares de otros datos de interés, como una explicación o el número del asiento.
Clasificación de los asientos contables
Los asientos contables pueden clasificarse por su forma en:
- Asientos simples o sencillos. Son aquellos registros que afectan únicamente dos cuentas, una del debe y la otra del haber.
- Asientos compuestos o dobles. Son aquellas anotaciones donde intervienen más de dos cuentas. Así, podemos tener asientos compuestos por una cuenta deudora y varias acreedoras, por varias cuentas deudoras y una acreedora o por varias cuentas deudoras y varias cuentas acreedoras.
También se pueden clasificar por su fondo:
- Asiento de apertura. Es una anotación contable cuyo objetivo es abrir los registros en una gestión. Se realizan únicamente al inicio del ejercicio contable. A partir de ellos se prepara el balance de apertura.
- Asientos de ejercicio. Su fin es reflejar todas y cada una de las transacciones diarias de una empresa.
- Asientos de ajuste. Aquellos que incorporan operaciones pendientes o disposiciones contables y legales.
- Asiento de cierre. Su finalidad es cerrar todas las cuentas que hayan tenido movimiento durante un ejercicio.
- Asiento de reapertura. Reabren los registros al iniciar un nuevo ejercicio.
Cómo realizar los asientos contables
Para la realización de los asientos contables existen soluciones informáticas que facilitan mucho la labor. Estas herramientas pueden ser más o menos complejas, y tener más o menos utilidades en función de nuestras necesidades.
No obstante, la Ley Antifraude ha establecido una serie de requisitos comunes para todos los sistemas informáticos. En concreto, deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Para ello, deberán seguir unos requisitos técnicos que, en principio, deberán estar operativos a partir del 1 de enero de 2024.
La idea es que, cuando se realice un asiento contable u otro tipo de registro en el sistema informático, no pueda alterarse posteriormente, salvo por los procedimientos establecidos por las normas.
Ejemplo de asientos contables
En la mayoría de las empresas, el asiento más habitual es el que refleja las ventas o prestaciones de servicios. Si, por ejemplo, tenemos un comercio minorista, la venta al contado, se refleja del siguiente modo:
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- Tesorería a 700. Venta de mercaderías
- Hacienda Pública, IVA repercutido
Si la venta fuese con pago aplazado, el asiento sería:
———————————————-x————————————————-
- Clientes a 700. Venta de mercaderías
- Hacienda Pública, IVA repercutido
En ambos casos, el abono a las cuentas 700 y 477 se efectuaría, respectivamente, por el importe sin IVA de la venta y por el IVA repercutido. En la venta con pago aplazado, el cargo se realiza en cuentas de tesorería por el importe cobrado y en la venta con pago aplazado en cuentas de clientes por el importe a cobrar.
La automatización de asientos contables
El proceso de trasladar el día a día de las operaciones de la empresa a asientos contables puede ser muy repetitivo. Esta es una de las razones por las que muchos emprendedores dejan este trabajo en manos de sus asesores.
Afortunadamente, hoy existen soluciones que, como el software de Sage, permiten contabilizar las facturas en tan solo tres pasos. El tiempo y esfuerzo ahorrados pueden destinarse a estudiar los asientos de contabilización más dudosa y las repercusiones de la información contable y financiera en las decisiones empresariales.
