Un activo diferido está relacionado con gastos que se pagan por anticipado. Primero, se realiza un desembolso y, luego, a medida que se emplean o consumen los recursos correspondientes, se anota el gasto. Mientras tanto, figuran en el activo.
En todo caso, no siempre es sencillo determinar cuándo debemos contabilizar un gasto y cuándo un activo diferido. Veamos las razones de esta forma de proceder, la mecánica de su contabilización y los requisitos que deben cumplirse.
Por qué se difieren determinados activos
Las razones se asientan, fundamentalmente, en dos principios contables:
- Según el principio de devengo, los efectos de las transacciones o hechos económicos se registran cuando ocurren. Por lo tanto, se atiende a la corriente real de bienes y servicios y no solo a la financiera de cobros y pagos. Cuando se produce un pago puede registrarse un activo diferido, pero el gasto se anota cuando se consume.
- Según el principio de correlación de ingresos y gastos, tendremos en cuenta para elaborar las cuentas anuales los gastos realizados para generar los ingresos del ejercicio. Los gastos se anotarán cuando el activo diferido proporciona los beneficios o ventajas para los que se adquirió.
La mecánica de la contabilización de un activo diferido
El activo diferido, primeramente, habrá implicado un pago. Podemos entender el pago en un sentido amplio de cumplimiento de una obligación. Es decir, lo normal es que haya habido un desembolso de dinero, pero podría ser cualquier otra salida de recursos de la empresa.
En general, en muchos casos, el gasto se materializa en el ejercicio siguiente. Sin embargo, es perfectamente posible que los activos diferidos lo sean a largo plazo. Por ejemplo, esa es la filosofía que subyace en los elementos del activo no corriente que se amortizan.
Gastos anticipados
Los gastos anticipados propiamente dichos afectan a los contabilizados en el ejercicio que se cierra y que corresponden al siguiente. Por ejemplo, imaginemos que pagamos una prima de seguro que nos va a cubrir, en parte, durante el año que viene.
En ese caso, cargaremos la cuenta de gasto que corresponda en el momento del pago con abono a tesorería o la cuenta que corresponda. Al cierre del ejercicio, haremos un ajuste para que solo figure la parte del año en curso en las cuentas anuales. En concreto, abonaremos por la parte que corresponde al año siguiente la cuenta de gasto que cargamos en el momento del pago con cargo a gastos anticipados.
Al año siguiente, lo que haremos es cargar la cuenta de gastos que corresponda con abono a la de gastos anticipados. Por lo tanto, en las cuentas del año siguiente también figurará la parte del gasto que le pertenece a dicho ejercicio.
Otros activos diferidos
En otros activos, el diferimiento se produce a largo plazo, abarcando más allá del siguiente ejercicio. En ese caso, en el primer momento, cargaremos la cuenta correspondiente al activo diferido y abonaremos una de tesorería. Si el pago no ha sido monetario, el abono se realizaría a la cuenta que corresponda.
Posteriormente, llegará el momento en el que la empresa utilice ese recurso. En ese momento, anotará un gasto y abonará el activo diferido. El importe puede ser el total, pero también puede darse un consumo parcial del recurso. Por ejemplo, la amortización de una máquina se irá produciendo progresivamente. Cada año anotamos la parte que corresponda de gasto con abono a la amortización acumulada del bien.
Ahora bien, entre medias puede suceder que observemos que el activo por el que hemos pagado no vaya a dar las ventajas esperadas. En ese caso, deberemos contabilizar el correspondiente deterioro de valor o provisión.
Los requisitos para contabilizar un activo diferido
Para que podamos contabilizar un activo diferido han de cumplirse una serie de requisitos:
- Que encajen en la definición de activo.
- El cumplimiento de los criterios de registro y reconocimiento.
- En el caso de ser intangibles, que tengan la característica de identificabilidad.
Veamos cuándo se cumplen esos requisitos.
La definición de activo y los activos diferidos
Como cualquier otro recurso productivo, los activos diferidos han de cumplir la definición de activo para poder ser contabilizados.
Eso tiene varias implicaciones:
- Los pagos realizados se han tenido que proporcionar bienes, derechos u otros recursos. Por ejemplo, compramos una máquina, la pagamos y ahora tenemos un bien que debe contribuir a generar ingresos en el futuro. Lo mismo pasa cuando, realizado un pago, tenemos un derecho de crédito frente a quien todavía no ha cumplido con todas sus obligaciones. Por el contrario, no podemos activar una liberalidad que se ha tenido con un cliente para mejorar la relación en el futuro.
- Esos elementos deben ser controlados por la empresa. No es raro que una empresa realice pagos para que un tercero pueda colaborar mejor en el futuro en sus relaciones con la empresa. Un ejemplo de ello serían los gastos de formación, que no podemos activar. Hemos anticipado un dinero, esperamos recuperarlo con una mayor productividad en el futuro, pero quienes controlan los conocimientos adquiridos son los empleados.
- El activo debe resultar de sucesos pasados. Eso es algo que los activos diferidos cumplen siempre, ya que ha habido un pago anticipado.
- Con el pago anticipado debe ser posible esperar mayores beneficios o rendimientos económicos en el futuro. De este modo, no se pueden activar gastos para programas de responsabilidad social. Puede que se hayan desembolsado pagos para que los beneficiarios obtengan ventajas para el futuro. Sin embargo, esas ventajas no se trasladarán a un mayor beneficio contable de la empresa.
Los criterios de registro y reconocimiento y los activos diferidos
Además de que sean esperables beneficios futuros del activo diferido, este ha de poder valorarse de manera fiable. Es decir, la información en la que se basa la valoración debe estar libre de errores y sesgos y representar la imagen fiel.
La cuestión de los intangibles
En el caso de los intangibles, el activo que pretendemos diferir debe ser identificable. Para ello debe darse una de las dos siguientes condiciones:
- Ser separable, es decir, que se pueda vender, ceder, arrendar, intercambiar de algún modo.
- Surgir de derechos legales o contractuales.
Por tanto, no podemos activar, por ejemplo, los gastos en los que hayamos podido incurrir para generar internamente ciertos intangibles. Si, por ejemplo, hemos gastado mucho en publicidad, es probable que eso pueda traer beneficios futuros a la imagen de la empresa. Sin embargo, el gasto debe contabilizarse ahora y no a medida que vemos que la mejor imagen va teniendo impacto en las ventas.
También es de destacar que no se pueden activar como intangibles los gastos de primer establecimiento. Son aquellos no relacionados con las operaciones jurídicas de la constitución que se realizan al echar a andar la empresa. Hablamos, por ejemplo, de honorarios de informes, de publicidad, asesoramientos, etc.
No hay un derecho concreto que surja a partir de estos gastos y tampoco los podemos transmitir a terceros. Aunque representan una inversión para el futuro de la empresa, cuyos retornos veremos progresivamente, no cumple los requisitos de identificabilidad.
